Hoe lang duurt het om een goede office manager te vinden?

Vertrekt je office manager, dan merk je dat vaak binnen een paar dagen. Agenda’s lopen door elkaar, facturen blijven liggen en niemand weet wie de leverancier belt. Een goede office manager vinden staat dan bovenaan de lijst. Maar hoeveel tijd moet je daarvoor inplannen? Dat hangt af van de route die je kiest. Ook afspraken waar je zelf weinig invloed op hebt, spelen mee.

Waar de tijd in een wervingstraject naartoe gaat

Werven bestaat uit meerdere stappen die elk tijd kosten. Eerst stel je een functieprofiel op: welke taken horen erbij en welke ervaring is nodig? Daarna volgen de vacaturetekst, het plaatsen ervan en het wachten op reacties. Vervolgens selecteer je cv’s, plan je gesprekken en voer je soms een tweede ronde. Elke stap waarin meerdere collega’s moeten meedenken, rekt het traject verder op.

Op de vraag hoe lang duurt het om een office manager te vinden, bestaat daarom geen vast antwoord. Met een eigen vacature ben je afhankelijk van wie er toevallig reageert. Een gespecialiseerd bureau werkt met een bestaand netwerk van kandidaten. Sommige bureaus noemen daardoor een termijn van 3 tot 14 dagen voor een passende kandidaat. Die tijdwinst zit vooral in de fase van zoeken en selecteren.

Zelf een office manager werven of via een bureau

Zelf werven geeft je volledige controle over de selectie. Daar staat tegenover dat het traject naast je gewone werk loopt. Wie het druk heeft, schuift gesprekken sneller voor zich uit. Via een bureau heb je meer keuze in de vorm van de samenwerking. Denk aan een eenmalige werving, een detachering voor langere tijd of een tijdelijke office manager. Ook een zzp’er inhuren behoort tot de mogelijkheden.

Valt je huidige kracht onverwacht uit? Dan ligt een tijdelijke oplossing voor de hand. Zoek je iemand voor de lange termijn die precies in het team past? Dan loont het om iets meer tijd te nemen voor de selectie. Een tijdelijke kracht kan het werk in die periode overnemen.

Proeftijd en opzegtermijn schuiven de startdatum op

Heb je de juiste kandidaat gevonden, dan begint die niet altijd direct. Een werknemer met een contract voor onbepaalde tijd heeft een wettelijke opzegtermijn van één maand. In de arbeidsovereenkomst kan een langere termijn staan. Vraag daarom in het eerste gesprek al naar de opzegtermijn. Zo weet je op tijd wanneer je nieuwe office manager kan beginnen.

Ook na de eerste werkdag is de zoektocht niet altijd klaar. Tijdens de proeftijd kunnen jullie allebei zonder opzegtermijn stoppen. Bij een contract van zes maanden of korter mag je geen proeftijd afspreken. Duurt het contract langer, maar korter dan twee jaar? Dan geldt maximaal één maand proeftijd. Bij een contract van twee jaar of langer is dat maximaal twee maanden. Hetzelfde maximum geldt voor een contract voor onbepaalde tijd.

Zo loopt de zoektocht minder uit

Een paar keuzes vooraf besparen je later veel tijd:

• Leg vast welke taken bij de functie horen, van agendabeheer tot inkoop.
• Plan gespreksmomenten al in voordat de vacature online staat.
• Bespreek de reistijd al in het eerste gesprek. Een rit ver boven de gemiddelde reistijd naar werk kan later een reden zijn om af te haken.
• Bepaal wie de eindbeslissing neemt, zodat een kandidaat niet blijft wachten.
• Maak een overdrachtsdocument met leveranciers, vaste processen en contactpersonen.

Kijk ook kritisch naar taken die nu onnodig veel tijd vragen. Houdt je team uren nog met de hand bij? Dan helpt het om te weten hoeveel tijd handmatige urenregistratie per week kost. Zo zie je welke klussen je bij de nieuwe office manager neerlegt en welke je beter anders inricht.

Een planning die past bij je kantoor

Een goede office manager vinden vraagt dus om een realistische planning. Werven, selecteren, de opzegtermijn en het inwerken kunnen samen enkele weken of maanden vragen. Met een duidelijk profiel en een snelle beslissing houd je die periode zo kort mogelijk. Heb je eerder iemand nodig? Dan overbrugt een tijdelijke kracht de tussenliggende weken. Zo blijft je kantoor gewoon draaien terwijl je zoekt naar iemand die bij je team past.